Knowledge management
Dhesky Aris - 11.41010.0138
Apa itu Knowledge?
¨ Informasi bukanlah pengetahuan (Wenig 1996)
¨ Informasi biasanya berupa data yang sederhana yang dapat terdiri dari berbagai format (angka, text, grafik)
¨ Pengetahuan/Knowledge dapat berupa gabungan pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan pandangan para pakar yang memberikan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi yang baru.
¨ Data: Temperatur 39 o C
¨ Informasi: Temperatur Anton sudah mencapai 39 oC;
¨ Pengetahuan: Anton kemungkinan mengalami gejala demam berdarah.
¨ Pemahaman : Anton harus segera dirujuk ke rumah sakit untuk mendapatkan penanganan khusus sebagai pasien demam berdarah.
Knowledge management adalah
¨ Penciptaan, penangkapan, pentransferan, pengaksesan pengetahuan dan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik agar dapat memberikan hasil yang mendukung strategi bisnis (Horwitch and Amarcos, 2002)
¨ Sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan. (Davidson and Voss, 2002)
¨ Suatu strategi yang mengubah aset intelektual organisasi, baik informasi yang sudah terekam maupun bakat para anggota ke dalam nilai-nilai baru yang dapat meningkatkan daya saing. (Knowledge Transfer International)
¨ Manajemen pengetahuan adalah strategi dan proses pengidentifikasian, menangkap, dan mengungkit pengetahuan untuk daya saing.
¨ Manajemen pengetahuan tidak hanya terkait dengan pengelolaan manajemen itu sendiri tetapi lebih kepada suatu sarana untuk menemukan cara yang memungkinkan anggota perusahaan menjalankan proses bisnisnya lebih cepat, lebih baik, dan dengan biaya yang lebih efisien. (The American Productivity and Quality Center)
Dari definisi KM terdapat beberapa hal penting yaitu :
1. Menggunakan dan mengambil pengetahuan dari sumber luar.
2. Menerapkan dan menyimpan pengetahuan dalam proses bisnis baik dalam produk maupun jasa.
3. Pengetahuan tersimpan di dalam database & dokumen.
4. Meningkatkan pengembangan pengetahuan melalui budaya organisasi.
5. Sharing pengetahuan melalui organisasi.
6. Menilai asset pengetahuan dan dampaknya.
Faktor penyebab suatu perusahaan mampu bertahan lama, dan berkembang:
¨ Adaptasi cepat
¨ Inovasi terus-menerus
¨ Pengambilan keputusan yang tepat
Kemampuan bertahan hanya mungkin terwujud bila perusahaan:
¨ mampu menyerap dan menggunakan sumberdaya pengetahuan yang dimiliki oleh para anggotanya dengan efektif
¨ memberi ruang yang kondusif bagi setiap individu, tim, antar tim dan antar perusahaan untuk melakukan pengakuisisian, penciptaan, pentransferan, dan penggunaan kembali pengetahuan untuk diaktualkan dalam bentuk produk atau jasa yang inovatif.
¨ Masa lalu: informasi adalah power.
¨ Masa kini: informasi saja tidak cukup.
¨ Di era ekonomi baru di abad 21 berlaku SHARING KNOWLEDGE IS POWER. (Francis Bowen)
¨ Daya saing perusahaan pada dasarnya berasal dari pengetahuan.
Adanya e – commerce menimbulkan perubahan didalam lingkungan bisnis, diantaranya adalah :
1. Berpengaruh secara langsung pada peluang bisnis baru, dimana mengarah pada pembuatan keputusan secara desentralisasi.
2. Menumbuhkan kesadaran akan “brain drain”. (Perusahaan masih dapat beroperasi walaupun para pakar telah pensiun)
3. Menjamin kerjasama yang lebih sukses dengan suplier, vendor, customer.
Kegagalan KM dalam perusahaan dapat disebabkan oleh :
1. Kegagalan memberikan penghargaan pada orang yang terlibat dalam tim KM.
2. Membangun database yang terlalu besar dalam melayani kebutuhan perusahaan.
3. Memandang KM sebagai teknologi atau area SDM.
4. Memperkenalkan KM kepada organisasi sebagai proyek yang sederhana.
5. Sikap kepemimpinan yang buruk.
Penggerak KM
1. Teknologi : (data komunikasi, jaringan, transmisi wireless, dan world wide web)
2. Proses : Belajar dari kesalahan masa lalu yang diceritakan pada yang lain.
3. Personil khusus : Kebutuhan akan tim yang memiliki knowledge worker yang dapat meminimalisir ancaman perpindahan pekerja.
4. Pengetahuan yang berhubungan : pengetahuan yang penting (kritis) selalu tersedia setiap saat.
5. Keuangan : semakin banyak pengetahuan yang didapat semakin tinggi kualitas keputusan yang diambil.
Fungsi Knowledge Managenemnts (KM)
Fungsi aplikasi knowledge management dalam suatu organisasi ada lima (Frappaolo dan Toms 2000)
1. Intermediation: yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan.
2. Externalization: yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat
penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin.
3. Internalization: adalah “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat
penyimpanan eksternal, dan menyaring pengetahuan tersebut untuk disediakan
bagi pencari yang relevan.
4. Cognition: adalah fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan.
5. Measurement: yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur,
memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari
solusi knowledge management.
Level Knowledge Managenemnts (KM)
Level 1: Data tersebar ditransformasikan oleh processing (pemrosesan data) ke informasi. Pada level ini biasanya disebut management dokumen.
Level 2: Data dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi informasi.
Level 3: Informasi dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi pengetahuan.
Level 4: Pengetahuan dianalisis dan diterapkan sehingga membuat orang bijaksana
Tipe-Tipe Pengetahuan
1. Pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) yang dimiliki suatu lembaga. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang terdokumentasi yang maujud dalam berbagai bentuk seperti paper, laporan penelitian, buku, artikel, manuskrip, paten dan software, dll.
2. Tacit knowledge ialah pengetahuan yang berada dalam pikiran manusia, yang bisa diserap orang lain melalui kolaborasi dan sharing (Nasseri, 1996), seperti percakapan antar muka, percakapan antar telepon, training, email, dll.
Sumber-sumber pengetahuan dapat dibagi ke dalam tiga kategori :
1. Modal pengetahuan (knowledge capital)
Aset pengetahuan boleh jadi tersimpan, atau terletak pada pekerjaan rutin, proses dan prosedur, peran jabatan dan pertanggung-jawaban, dan struktur organisasi.
2. Modal Sosial (Social Capital)
Nahapiet dan Ghosal (1998) memberikan definisi aset sosial sebagai sejumlah sumberdaya yang potensial dan aktual yang tersimpan, tersedia melalui, dan diperoleh dari jaringan antar hubungan yang diproses oleh individu atau organisasi. Inti teori aset sosial adalah tersedianya jaringan antarhubungan yang menyediakan sumber untuk menjalankan kegiatan sosial, menyediakan koleksi aset pengetahuan yang dimiliki kepada anggota mereka.
3. Modal Infrastruktur (Infrastructure Capital)
Secara umum bahwa kekuatan layanan informasi tergantung pada ketersediaan infrastruktur informasi yang dapat memenuhi meningkatnya permintaan akan pertukaran dan manipulasi informasi melalui jaringan kepada pengguna yang terpisah secara geografis (McLean, 1998).
Menurut Bernardin dan Russel (1993, p. 382) terdapat 6 kriteria untuk menilai kinerja karyawan, yaitu:
1. Quality, tingkatan dimana proses atau penyesuaian pada cara yang ideal di dalam melakukan aktifitas atau memenuhi aktifitas yang sesuai harapan.
2. Quantity, Jumlah yang dihasilkan diwujudkan melalui nilai mata uang, jumlah unit, atau jumlah dari siklus aktifitas yang telah diselesaikan.
3. Timeliness, Tingkatan di mana aktifitas telah diselesaikan dengan waktu yang lebih cepat dari yang ditentukan dan memaksimalkan waktu yang ada untuk aktifitas lain.
4. Cost effectiveness, Tingkatan dimana penggunaan sumber daya organisasi berupa manusia, keuangan, dan teknologi dimaksimalkan untuk mendapatkan hasil yang tertinggi atau pengurangan kerugian dari tiap unit.
5. Need for supervision, Tingkatan dimana seorang karyawan dapat melakukan pekerjaannya tanpa perlu meminta pertolongan atau bimbingan dari atasannya.
6. Interpersonal impact, Tingkatan di mana seorang karyawan merasa percaya diri, punya keinginan yang baik, dan bekerja sama di antara rekan kerja.
