Pengorganisasian
a. Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi dan sumber daya yang dimiliki
b. Merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien
Konsep dasar pengorganisasian
a. Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.
b. Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.c. Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.
d. Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan
Tujuan pengorganisasian
a. Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen
b. Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan
c. Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
d. Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen
e. Menetapkan garis wewenang
f. Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi
Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi
1. Strategi Organisasi
a. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan
b. saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan.
2. Skala Organisasi
a. Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi
3. Teknologi
a. Perbedaan teknologi yg digunakan untuk memproduksi barangbarang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.
4. Lingkungan
Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)
1. Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi Kerja
2. Pilar Kedua :
Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
3. Pilar Ketiga :
Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)
4. Pilar Keempat :
Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi (coordination)
Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work)
• Pembagian Kerja
Upaya untuk menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) – yang mungkin saja bersifat kompleks — menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut
Pilar Kedua:
Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
b. Setelah pekerjaan dispesifikasikan, kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis.
c. Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.
Pilar Ketiga :
Penentuan Relasi antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy)
a. Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.
b. Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :
i. Rantai Komando
Menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. Rentang Komando ini juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.
ii. Rentang Kendali/rentang manajemen
Terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer departemen atau bagian tertentu
Faktor-faktor Rentang Kendali
1. Keahlian dan kemampuan manajer
2. Karakteristik Karyawan
3. Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan
4. Kesamaan tugas
5. Kerumitan tugas
6. Standarisasi pekerjaan yg ditetapkan
Rentang Kendali
a. Semakin besar rentang kendali semakin efisien dari segi biaya tetapi mengurangi keefektifan
b. Hal tsb karena kinerja karyawan menurun dan manajer tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan bimbingan dan dukungan yang diperlukan
c. Diperlukan investasi untuk melatih karyawan agar kinerjanya tetap baik
Faktor-faktor faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penentuan luas rentang manajemen adalah :
a. kesamaan fungsi-fungsi : semakin sejenis fungsi yang dilaksanakan oleh kelomplok kerja, rentangan semakin melebar.
b. kedekatan geografis : semakin dekat letak geografis kelompok kerja, rentangan semakin melebar.
c. tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
d. tingkat koordinasi yang dibutuhkan : semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
e. perencanaan yang dibutuhkan : semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
f. faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentangan relatif melebar bila :
- pekerjaan bersifat rutin
- ketergantungan bawahan satu dg lainnya rendah
- prosedur dan metode baik dan telah diformalisasi
g. faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan. Rentangan relatif melebar, bila :
- bawahan terlatih baik utk pekerjaan tertentu
- bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat
h. faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan. Rentangan relatif melebar bila :
- manajer terlatih baik dan berkemampuan tinggi
- atasan menerima bantuan dalam melakukan pengawasan
- atasan tidak memiliki kegiatan lain selain kegiatan pengawasan
- atasan lebih menyukai gaya pengawasan lepas dan tidak Ketat
Jenis-jenis Hirarki
a. Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)
b. Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)
Sentralisasi & Desentralisasi
- Sentralisasi: Tingkat dimana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi
- Desentralisasi: Tingkat dimana karyawan tingkat bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil keputusan
- Sentralisasi & Desentralisasi tidak bersifat absolut.
Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)
Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)
3 Macam Saling Ketergantungan
(D. Thompson)
- Saling ketergantungan yang menyatu
- Saling ketergantungan yang berurutan
- Saling ketergantungan timbal balik
Masalah-masalah
Pencapaian Koordinasi yg Efektif
1. Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu
- Bg. Penjualan: diversifikasi produk
- Bg. Keuangan: pengendalian biaya
- Bg. Pemasaran: desain produk
2. Perbedaan dalam orientasi waktu
- Bg Produksi: segera
- Bg. R&D: jangka panjang
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
- Bg Produksi: komunikasi cepat
- Bg. R&D: diskusi lama
4. Perbedaan dalam formalitas struktur
- Bg Produksi: kuantitas & kualitas diawasi ketat
- Bg. HRD: lebih longgar
Pendekatan-pendekatan untuk
Koordinasi yg Efektif
• Pendekatan pertama
Hanya menggunakan teknik-teknik manajemen dasar (rencana & tujuan, hirarki manajemen, aturan/prosedur)
• Pendekatan kedua
Meningkatkan koordinasi potensial (sistem informasi vertikal & horisontal/lateral)
• Pendekatan ketiga
Mengurangi kebutuhan akan koordinasi (penciptaan sumberdaya tambahan, penciptaan tugas mandiri)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar